Planung und Koordination erfolgt durch die Kulturgemeinde Wangen e.V. Jedes innerstädtische Einzelhandelsunternehmen wird persönlich eingeladen am Projekt mitzuwirken. In der großen Mehrzahl handelt es sich hierbei um angestammte Geschäfte. Die teilnehmenden Geschäfte werden mit einem Vorlauf von sechs Monaten über Neuerungen und Details informiert. Dies geschieht auch in Zusammenarbeit mit der Leistungsgemeinschaft Handel- und Gewerbe e.V., einem Verbund von Einzelhändlern der Wangener Innenstadt.
Neben Bau, Lagerung und Wartung der Artboxen ist der städtische Bauhof mit dem Aufbau der Ausstellung betraut. Das Gästeamt ist Ausstellungsort mit Infopoint zur Kunstmeilewangen. Die VHS stellt mit der Galerie in der Badstube einen zentralen Ausstellungsort inklusive Museumspersonal zur Verfügung. Die Kirchgemeinde wird durch Mitglieder des Kirchengemeinderats vertreten.
Die Lokalpresse ist Medienpartner und bewirbt das Projekt mit Anzeigen sowie mit regional und überregional erscheinenden redaktionellen Beiträgen.